L'energia nella stanza è frenetica e tutti parlano contemporaneamente, eccitati dalle possibilità di un'avventura emozionante con buoni amici. Esplorare il mondo con un gruppo di amici adulti migliora le tue esperienze di viaggio mentre consolida il viaggio di amicizia.
Dagli strumenti di pianificazione all'assunzione di guide turistiche, i viaggi di gruppo sono diventati facili da coordinare e divertirsi. Quando stabilisci le aspettative fin dall'inizio, tutti possono divertirsi e godersi il momento del legame amichevole. Ricordare nel corso degli anni quanto sia stato divertente ti renderà ansioso di pianificare il prossimo.
Pianifico viaggi di gruppo da più di 20 anni, da avventure all'aria aperta con 50 persone a intime vacanze europee con i migliori amici. Ho raccolto alcuni suggerimenti che possono guidarti per organizzare un viaggio di gruppo divertente e di successo.
1. Decisione del comitato (con un coordinatore)
Una volta che il gruppo ha deciso un viaggio, porta tutti a bordo con l'itinerario. Organizza una cena per decidere la tua destinazione, le date del viaggio e le attività. Decidi chi pianificherà quale parte del viaggio e sii molto chiaro sulle aspettative di budget e sui livelli di comfort.
Una o due persone dovrebbero fungere da guida per la struttura dell'itinerario di gruppo, indagando su ciò che è disponibile e diffondendo informazioni a tutti.
Scomponi alcuni dei compiti più piccoli come dove mangiare o quali attività pianificare. Ciò dà voce a tutti coloro che vogliono partecipare al processo di pianificazione.
Domande da discutere/decisioni da prendere:
Date
Bilancio
Hotel contro famiglia
Attività
Cenare
Condivisione delle informazioni
2. Prenotazioni e denaro
Concordare un budget o almeno un intervallo di budget. Non vuoi arrivare alla fine del tempo di prenotazione e scoprire che ne hai solo nove perché era troppo costoso per qualcuno e hai bisogno di 10 per ottenere la tariffa di gruppo.
Le tariffe di gruppo possono farti risparmiare fino al 10 percento o più. Se sei un gruppo di otto o più persone, chiedi all'hotel o all'attività se offrono uno sconto o una tariffa per tour privati.
La decisione tra l'hotel e l'alloggio in famiglia dipende da quanto stare insieme vuoi davvero? Se cucinare pasti di gruppo, vivere con nottambuli e mattinieri o condividere il bagno è fuori questione, seleziona attentamente la tua sistemazione.
Molti hotel ti invitano a prenotare un blocco di camere che gli ospiti possono prenotare individualmente. Terranno le camere per un breve periodo di tempo, consentendo a ciascun ospite di pagare la propria prenotazione. Quando devi prenotare qualcosa in gruppo, ad esempio un Airbnb, chiedi ai partecipanti di inviare denaro in anticipo, se possibile. È semplicissimo trasferire fondi con Zelle, PayPal e altre app di trasferimento finanziario per rimborsare in modo rapido e sicuro.
La prenotazione anticipata dei tour con cena è un buon modo per evitare di dover lavorare per dividere il conto. Questa è un'idea particolarmente buona se hai un membro che è tutto, avrò antipasti, tre vini, il filetto e un dessert, e ordini un prosecco e un'insalata. Potrebbe andar bene per una notte, ma non tutte le sere. Con le cene di gruppo, tutti pagano in anticipo, l'equilibrio finanziario viene mantenuto e non ci sono controlli separati per far impazzire i camerieri.
Ogni ospite deve prenotare i propri voli. Fissa una data per gli arrivi e le partenze, poi ogni individuo può decidere quando vuole/necessità di arrivare a destinazione. A meno che, ovviamente, tu non voglia raccogliere tutti i punti della carta di credito e non ti dispiace inseguire tutti per il pagamento.
3. Pianifica in anticipo
Ogni anno organizzo un weekend per ragazze. Abbiamo affittato case sulla spiaggia, abbiamo camminato sulle colline del Vermont e ci siamo rilassati in una spa all-inclusive. Diverse donne si uniscono a noi per diversi tipi di viaggi, ammettiamolo, non tutti vogliono fare escursioni nei boschi, né tutti possono permettersi 3 giorni in una spa lussuosa, ma quasi tutti amano un ritiro per il fine settimana con i piedi nella sabbia.
Da quattro a 12 mesi è una buona finestra di pianificazione. Potrebbero essere necessari quattro mesi per un viaggio su strada, un weekend e 12 mesi per un viaggio lungo una settimana. Le finanze possono essere un fattore decisivo per partecipare a una vacanza di gruppo. Dare a tutti la possibilità di pianificare il tempo delle vacanze e organizzare i loro soldi per le vacanze potrebbe spingerli nella direzione di unirsi alla tua avventura di gruppo.
4. Non sei il direttore della crociera
Se sei la persona che organizza il viaggio, e mi aspetto che se stai leggendo questo, sei quella persona; ricorda che stai solo organizzando il viaggio, non sei Julie, la direttrice della crociera della Love Boat. In altre parole, non sei responsabile della felicità e del divertimento di tutti.
Non senti di dover essere responsabile di tutti. Dal momento che tutti dovrebbero avere accesso all'itinerario, non sei responsabile di portarli all'autobus in tempo. Questa è anche la tua vacanza.
5. Pianifica il tempo da solo
Tutti noi immaginiamo la nostra vacanza in modo diverso. Amiamo i nostri amici, ma un po' di tempo per separarci allevierà le tensioni di stare insieme. Solo perché sei in vacanza di gruppo non significa che sei attaccato l'uno all'altro 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Il tempo quotidiano da soli consente agli individui o ai piccoli gruppi di uscire ed esplorare ciò che è importante per loro. Sedersi a bordo piscina, fare escursioni in un parco statale, andare in bicicletta per la città o visitare un museo sono tutte avventure meravigliose e specifiche dell'individuo. Partire per la tua avventura porta conversazioni e storie interessanti quando tutti tornano insieme.
6. Diffusione delle informazioni
Mantenere i partecipanti sulla stessa pagina è più facile che mai. Ci sono così tanti ottimi strumenti per pianificare, organizzare e comunicare per un viaggio di gruppo.
Un Google Doc è un modo semplice e gratuito per tenere traccia di tutte le informazioni importanti. Ogni partecipante può avere accesso per visualizzare e modificare. È un buon posto per tenere un itinerario di gruppo che includa voli, hotel e attività pianificate. L'aggiunta di località e collegamenti a siti Web ad hotel e attività offre a tutti il potere di assumere il controllo della propria parte del viaggio e anche di tenere informato il gruppo.
I messaggi di testo di gruppo aiutano tutti a rimanere aggiornati ed è perfetto per quando ti dividi e hai bisogno di tornare insieme. Sono in piedi sotto il tendone che dice che Luigi è molto meglio che stare in piedi all'angolo di una strada ad abbaiare il nome di qualcuno. Whatsapp è un'alternativa gratuita per i viaggi internazionali in cui tutti potrebbero non avere accesso a un piano dati affidabile.
Un gruppo Facebook privato è un altro strumento divertente. Ti consentirà di condividere foto e aggiornamenti con il tuo gruppo di viaggio in tempo reale. Funziona come un diario di gruppo per tutte le tue avventure in vacanza.
7. Assumere un agente di viaggio
A volte, assumere un agente di viaggio è il modo migliore per pianificare un viaggio di gruppo. Hanno tutte le informazioni sulle destinazioni turistiche e, spesso, possono accedere a vantaggi e vantaggi aggiuntivi riservati agli agenti. Alcuni agenti sono specializzati in viaggi di gruppo e sono abili nel gestire le esigenze e i requisiti di più ospiti.
Lavorare con un agente di viaggio è fondamentale quando si pianifica una crociera o un tour preconfezionato. Molte volte hanno un'esperienza personale inestimabile con un venditore e una destinazione. La loro guida alleverà la pressione sul coordinatore del gruppo.
Prenotare una vacanza di gruppo pianificata da un'agenzia di viaggi con tour più piccoli e pianificati individualmente è un buon modo per soddisfare budget e disponibilità di viaggio diversi. Ad esempio, se sei un gruppo di 10 persone che si uniscono per una crociera fluviale europea, questo potrebbe essere tutto l'obbligo finanziario o di vacanza, alcuni membri del gruppo possono realisticamente oscillare. Tuttavia, altri potrebbero volere 2 o 3 giorni alla fine del viaggio come avventura aggiuntiva. Avere un agente di viaggio che si occupi del gruppo più grande ti consente di pianificare viaggi pre e post-gruppo più piccoli come un gruppo più piccolo.
8. Tipologia di viaggi di gruppo
Un buon posto per iniziare a pianificare viaggi di gruppo è con un'avventura preconfezionata. Molte destinazioni sono impostate perfettamente per le vacanze di gruppo. Gli abiti per avventure guidate come Backroads semplificano la prenotazione di un viaggio di gruppo curato. Viator è una risorsa globale per la prenotazione di tour che offre di tutto, dai tour gastronomici alle esplorazioni di una settimana.
Le idee per viaggi di gruppo comprendono la gamma di località e opzioni dell'elenco dei desideri. Inizia in piccolo con un weekend di fuga per ragazze o ragazzi. Per cimentarsi in un'impresa di gruppo, prenotare una spa, un golf resort, un campeggio, una strada del vino, ecc., le opzioni sono infinite. Una volta che sei sicuro delle tue capacità organizzative, fai un'escursione di una settimana con i tuoi migliori amici. Esplora un nuovo paese, fai una crociera sul fiume, un viaggio lungo la costa o semplicemente fermati in un resort all-inclusive; condividere la vacanza con gli amici è un'esperienza commovente.
9. La chiave del successo
La chiave del successo della pianificazione di una vacanza di gruppo è ciò che tutti i viaggiatori hanno in comune, che tutti voi condividete un tema e un obiettivo comuni. Potresti non essere il migliore amico di tutti quando inizi, ma riunire un gruppo che condivide il desiderio di un'esperienza particolare è un modo meraviglioso per diventare amici più stretti.
Adoriamo andare in vacanza in coppia, ma a volte è divertente esplorare luoghi con un gruppo di amici di viaggio che la pensano allo stesso modo.
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Come si pianifica efficacemente un viaggio di gruppo
10 regole per pianificare un grande viaggio di gruppo
Inizia presto.
Crea un pool di budget.
Sii democratico.
Chiedi a tutti di prenotare il proprio volo.
Prenota la cena.
Decidi come muoverti.
Non usare i telefoni a tavola.
Non sovraccaricare.
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Come pianificare un viaggio di gruppo con gli amici: una guida passo passo
Passaggio 1: imposta un budget di viaggio.
Passaggio 2: discuti del tipo di vacanza che desideri.
Passaggio 3: scegli le date.
Passaggio 4: scegli la tua destinazione.
Passaggio 5: Prenota viaggio e alloggio.
Passaggio 6: pianifica il tuo viaggio.
Passaggio 7: goditi il viaggio!
Come faccio a diventare un organizzatore di viaggi di gruppo
5 consigli per gli organizzatori di viaggi di gruppo per distinguersi
Richiedi numero di telefono al momento della registrazione.
Implementare un processo di candidatura.
Invita le persone giuste.
Assicurati che abbiano fatto i compiti.
Fai un itinerario dettagliato.
BONUS: Trova comunità di supporto.
Come si viaggia con un gruppo numeroso
10 consigli per viaggiare con un gruppo numeroso
Assegna un capogruppo.
Pianifica in anticipo.
Stabilisci le preferenze di budget.
Documentare itinerari e preferenze.
Controlla gli sconti di gruppo.
Crea una routine.
Considera l'alloggio in famiglia o l'alloggio di gruppo.
